Paragraaf 9: Bedrijfsvoering

Beleidsvoornemens 2020

Op het gebied van concernbrede opgaven hebben we gewerkt aan:

• Digitalisering interne processen
• Voorbereiding Omgevingswet
• Inkoop: bijdrage aan lokale economie, duurzaamheid en social return
• ICT en technologische innovatie
• Informatie en automatisering
• Informatieveiligheid
• Huisvesting gemeentelijke organisatie

Digitalisering interne processen
Na de beëindiging van het Programma zaakgericht werken in 2019 is het digitaliseren van processen volgens het concept zaakgericht werken opgepakt door de lijnorganisatie. Dit heeft in 2020 geresulteerd in tien processen die zijn gedigitaliseerd en geimplementeerd in het Sociaal Domein, Burgerzaken en bij de afdeling Juridische Zaken in het SSC. In deze processen is ook het informatiebeheer vooraf in het werkproces ingericht. Een aansprekend voorbeeld is het digitale proces ter ondersteuning bij de aanvraag van steun/noodmaatregelen voor ondernemingen, instellingen en organisaties, als gevolg van de coronacrisis.De geplande werkprocessen bij de directie Werk zijn vertraagd als gevolg van de Vernieuwing van de Applicaties in het Sociaal Domein (VASD).
Daarnaast zijn er meerdere processen gedigitaliseerd die een relatie hebben met de Omgevingswet. Deze zijn volledig voorbereid en gaan in 2021 in productie. Verdere digitalisering is één van de speerpunten van het informatiebeheer (transitie DIV) binnen de gemeente Groningen, naast het verder saneren van onze analoge archieven en het op orde krijgen van de beheerbaarheid van het totale informatiebeheer.

Voorbereiding Omgevingswet

In het voorjaar van 2020 is de beoogde invoeringsdatum van de Omgevingswet uitgesteld tot 1 januari 2022. Er is in 2020 hard gewerkt aan de actualisering van de omgevingsvisie. Het participatieproces voor met name het grondgebied van de voormalige gemeenten Ten Boer en Haren heeft, mede door de coronacrisis, vertraging opgelopen. Desondanks is het proces flink op stoom en is de planning om de vernieuwde omgevingsvisie rond de zomer van 2021 vast te laten stellen.In het laatste kwartaal van 2020 is begonnen met het daadwerkelijk vullen van het casco omgevingsplan met de vele standaardregels. Tevens is er software aangeschaft om met name het omgevingsplan in de praktijk te kunnen gebruiken. Via de agile methode wordt de software door de leverancier met de gemeente Groningen opgebouwd en ingericht, waarbij het procesmatig werken ondersteund zal gaan worden.Met de omgevingstafel is, ten behoeve van het vergunningsverleningsproces, meer ervaring opgedaan. Ook in de digitale vorm. Daarnaast is het vergunningverleningsproces voor een belangrijk deel gedigitaliseerd. Met de inrichting van de nieuwe softwaremodule Leefomgeving zijn stappen gemaakt. Met ketenpartners is gestart met de uitwerking van uitwisselmomenten en werkafspraken in het vergunningverleningsproces.De gemeente Groningen is voor vergunningverlening aangesloten op het Digitaal Stelsel Omgevingswet Landelijke Voorziening voor wat betreft het ontvangen van aanvragen en meldingen, en is aangemeld voor het publiceren van Omgevingswetbesluiten. De voorbereidingen voor de daadwerkelijk digitalisering van het archief (bouw- en milieudeel) zijn vergevorderd. De Europese aanbesteding is afgerond en het vervangingsbesluit is vastgesteld, waardoor dossiers alleen nog digitaal hoeven te worden bewaard. Omdat het papier in het vergunningsproces straks nagenoeg is uitgebannen is het gemakkelijker om informatie van en over vergunningen digitaal beschikbaar te stellen aan inwoners. In 2020 is gestart met een pilot om op een geanonimiseerde wijze delen van een vergunningsdossier te kunnen tonen aan inwoners. Afgelopen jaar is er een aanbesteding geweest van de nieuwe Omgevingsplan software. De implementatie ervan is volop bezig. Processen worden waar nodig herzien, de ICT wordt ingericht en er worden Toepasbare Regels gemaakt om straks de dienstverlening soepel te laten verlopen. De aansluiting op het landelijke omgevingsloket (het zogenoemde Digitaal Stelsel Omgevingswet) is technisch in orde gemaakt.

Inkoop: bijdrage aan lokale economie, duurzaamheid en sociaal inkopen
Vanuit inkoop hebben we ondanks de coronapandemie goed invulling weten te geven aan de  uitvoering van de gemeentelijke aanbestedingen. In 2020 hebben we zowel het herziene inkoopbeleid als ook de herziene inkoopvoorwaarden binnen de gemeente geïmplementeerd. In het nieuwe inkoopbeleid concretiseren we de beleidsdoelen, waardoor inkoop een bijdrage aan de doelen vanuit het coalitieakkoord levert. Regionaal inkopen en duurzaamheid wordt veel in aanbestedingen ingezet, daarnaast zie we in steeds toenemende mate de inzet van sociaal inkopen, de verwachting is dat deze stijgende lijn dit jaar doorgezet zal worden. In tabel 1 staan gemeten resultaten van de collegedoelen. Dit is het resultaat van de doelen zoals die meegenomen zijn in de Europese aanbestedingen in 2020. In tabel van de prestatie indicatoren staan de gemeten resultaten van de doelen Duurzaamheid, Regionaal Inkopen en Sociaal Inkopen benoemd. Voor Duurzaamheid en Sociaal Inkopen zijn de beoogde doelen behaald. Voor het regionaal inkopen wordt de doelstelling benaderd. Voor het onderdeel lokaal inkopen is het behaalde percentage hoger dan beoogd in de begroting, door de coronapandemie is er meer aandacht voor de versterking van de lokale economie.

Aantal maal dat een beleidsveld is meegenomen in de aanbesteding op basis van 241 startformulieren

In een aanbesteding kan aan meerdere beleidsvelden bijgedragen worden.

Het invorderingsbeleid is ongewijzigd in 2020. Ten opzichte van 2019 hebben we fors minder facturen afgeboekt (van 1000 naar 600 stuks), wat aangeeft dat we goed in staat zijn om te innen. Desondanks is het percentage oninbaar van 0,10% naar 0,18% gestegen. Dat heeft te maken met een toename aan faillissementen en WSNP in zowel aantal als in financiële omvang.
Wat betreft het percentage oninbare facturen sociale zekerheid hebben we al een verbetering weten te realiseren ten opzichte van 2019.
Jaarlijks fluctueert het percentage oninbare facturen iets boven of onder het geraamde percentage. In 2020 is door corona bijvoorbeeld de dwang-invordering tijdelijk gestaakt. Hierdoor valt het percentage in 2020 iets lager uit dan de meerjarige raming.
Verder heeft in het begin van 2020 door de coronamaatregelen het afhandelen van de bezwaarprocedures vertraging opgelopen. De grootse achterstand is ingehaald en we zaten in het laatste kwartaal weer boven de 80%.

ICT en technologische innovatie
In de aanpak van onze opgaven stellen we steeds meer het perspectief van de inwoner voorop. Dat vraagt een ingrijpende verandering van onze informatiehuishouding die tot nu toe veelal vanuit een bedrijfsperspectief is ontwikkeld. Een succesvolle transformatie naar moderne dienstverlening sluit aan bij de landelijke Common Ground beweging. Daarin komen gegevens bij de bron beschikbaar en worden toegankelijk gemaakt voor (her)gebruik bij het oplossen van nieuwe maatschappelijke vraagstukken en innovatieve concepten voor dienstverlening, bedrijfsvoering en datagedreven werken. We concretiseren dat met een aantal projecten, zoals: Virtueel Groningen, Vernieuwing Applicaties Sociaal Domein, i4Sociaal en Vernieuwing ICT Stadsontwikking. We zoeken de samenwerking met andere gemeenten en passen nieuwe technieken toe, zoals robotica en artificial intelligence. Daarbij houden we privacy hoog in het vaandel.

CBS Urban Data center
De gemeente Groningen heeft in 2020 de samenwerking met het CBS in het Urban Data Center regio Groningen (UDC) opnieuw verlengd tot eind 2021. Door de samenwerking beschikken we over een breed scala aan data over Groningen en de regio. In de afgelopen periode zijn er diverse projecten met de mogelijkheid van het samenvoegen van data uitgevoerd.

Digital Twin
Het afgelopen jaar zijn er mooie stappen gemaakt met het bouwen van een ”Digital Twin”. Dit is de digitale tweelingbroer (kopie) van de gemeente Groningen. Hiermee kunnen effecten van ontwerpen worden gesimuleerd. Het kan leiden tot kostenbesparingen én kan heel goed bijdragen in de communicatie en besluitvorming.

Datawarehouse
Ook in 2020 is verder gewerkt aan de uitbreiding van het datawarehouse, oftewel het ‘gegevenspakhuis’ van de gemeente Groningen. Deze dataopslag wordt in toenemende mate gebruikt voor statistieken, stuurinformatie en kwantitatief onderzoek binnen de gemeente. In 2020 is gewerkt aan het toevoegen van data op het gebied van Jeugd, Beschermd Wonen, Integraal Klantbeeld en inwonersreis. Tevens zijn er diverse nieuwe dashboards geleverd op het gebied van Werk en Inkomen, over bijplaatsingen van afval, voor parkeren en voor tal van andere onderwerpen.

Basismonitor
Het afgelopen jaar is opnieuw gewerkt aan de doorontwikkeling van de Basismonitor; één toegankelijk digitaal punt om beleidsrelevante gegevens van de gemeente Groningen beschikbaar te stellen. Tevens is er veel informatie over wijken, buurten en dorpen te vinden.

Informatie en automatisering
In 2020 was het de bedoeling het proces rondom de outsourcing af te ronden. Er zijn grote vorderingen gemaakt, maar het proces loopt ook in 2021 nog door. Het proces van standaardisatie en rationalisatie is een continu en dynamisch proces; aan de ene kant beeindigen van applicaties, aan de andere kant zullen er ook steeds nieuwe of vervangende informatiesystemen nodig zijn.
De coronacrisis heeft het afgelopen jaar de focus van de innovatie vooral gelegd op de facilitering van het “thuis werken en vergaderen”. Hierdoor hebben we de continuiteit in de bedrijfsvoering van de gemeente mede kunnen borgen. Voorts zijn ICT-voorzieningen in gebruik genomen die het gebiedsgericht werken en online burgerparticipatie ondersteunen.

Informatieveiligheid
Informatiebeveiliging is ontzettend belangrijk. We volgende relevante wet- en regelgeving en investeren in verbetering waar nodig. We worden daarop getoetst door de audit instantie ENSIA en de accountant. Ook investeren we in de bewustwording en het kennisniveau van alle medewerkers over informatieveiligheid en privacy.  

Huisvesting gemeentelijke organisatie
Er is in 2020 een begin gemaakt met een interne verhuisbeweging waardoor we 2 panden (Oosterstraat en Griffeweg) hebben kunnen afstoten. Het strategisch huisvestingsplan waarin de kaders voor de verdere uitvoering worden opgenomen, wordt in de loop van 2021 gemaakt. Daarbij nemen we dan ook de nieuwe inzichten op basis van corona voor onze huisvestingsplannen op.