Paragraaf 9: Bedrijfsvoering

Naar één integraal werkende organisatie: Stand van zaken

We hebben afgelopen jaren ingezet op het behalen van de doelen en ambities voor de organisatieontwikkeling en bedrijfsvoering zoals verwoord in de begroting 2020. We hebben uitvoering geven aan de visie op control en de reorganisatie HRM. Daarnaast hebben we ingezet op de volgende opgaven:

• Opgave-gericht werken in samenwerking met burgers, bedrijven en instellingen;
• Dienstverlening aan de burger: virtueel en fysiek;
• Verbeterprogramma financieel administratieve beheersing;
• HR-thema’s:
•   Verhogen van mobiliteit en ontwikkeling van medewerkers;
•   Academie in oprichting;
•   Diversiteit en verjonging;
• Terugdringing externe inhuur.

Opgavegericht werken in samenwerking met burgers, bedrijven en instellingen
Met Stad Doet Mee werken we aan de doorontwikkeling van nieuwe vormen van samenwerking met én tussen bewoners. We hebben ingezet op nieuwe, digitale vormen van participatie en innovatieve methoden van lokale (directe) democratie. Ondanks de flinke belemmering door de coronamaatregelen wordt gebiedsgericht werken steeds meer een gedeelde manier van werken binnen de organisatie.
De afgelopen jaren is in vijf verschillende wijken geëxperimenteerd met nieuwe vormen van democratie en gebiedsgericht werken. De evaluaties leveren ook aandachtspunten op voor de ambtelijke organisatie, als het gaat om slagkracht, de wijze van ondersteuning van processen in de wijk, ambtelijke nabijheid, de inrichting van de begroting en beschikbare wijkbudgetten en flexibiliteit. (In paragraaf 1 wordt verder inhoudelijk op het gebiedsgericht werken ingegaan).

Werken met het Participatiewerkboek

Het eind 2019 ontwikkelde participatiewerkboek is verder doorontwikkeld naar een ‘participatiegarage’. Met een multidisciplinair team worden collega’s geadviseerd over het zorgvuldig ontwerpen van democratische processen. Om de democratische kwaliteit van de processen die we als gemeente zelf organiseren te verbeteren, is tevens de leergang ‘ambtelijk democratisch vakmanschap’ (samen ontwikkeld met de vier grote steden) gestart. Een onderdeel van het ‘gemeentelijk gereedschap’ is digitale participatie. In coronatijd is deze online participatie in een stroomversnelling gekomen. Voor medewerkers is de brochure ‘Eerste Hulp bij Online Participatie’ geschreven.

Dienstverlening aan de burger: virtueel en fysiek  
Terugkijkend op 2020 heeft de dienstverlening een digitale vlucht gemaakt door de coronacrisis. Dienstverlening op afstand, dus digitaal is de rode draad geweest. Alleen noodzakelijke fysieke interactie bleef beschikbaar. Door snelle technische aanpassingen eind maart 2020 werd het mogelijk voor het Klant ContactCentrum om vanuit huis te werken; het overgrote deel doet dat sindsdien. Het blijkt ook voor de burger goed te werken.
Het online burgerparticipatie platform Stem van Groningen heeft vele sociale- en leefbaarheidsprojecten tot een succes gemaakt. Een succesvol platform wat pas vanaf 2019 is gestart en met deze crisis nogmaals haar waarde bewijst. De beperkte fysieke mogelijkheden hebben de digitale ontwikkeling geintensiveerd. We zijn samen met inwoners gestart met het verbeteren van onze aanvraagprocessen. Door de ervaring van de inwoner direct op te halen middels een heldere methodiek (het zogenoemde Design Thinking) en het gebruik van focusgroepen stellen we onze inwoners centraal bij de inrichting van de dienstverlening. Na de eerste successen in 2020 gaan we hier in 2021 dan ook mee verder.

Verbeterprogramma financieel administratieve beheersing
In 2018 is een meerjarig verbeterprogramma gestart voor de jaren 2018 t/m 2020.  Doel van de opgenomen acties in het programma was het realiseren van een structurele verbetering in de administratieve organisatie en interne beheersing (inclusief algemene IT-beheersing). De acties waren gericht op een verbetering van de financiële processen in de gemeentelijke organisatie, vanaf het begin van het besluitvormingstraject in het primaire proces tot en met de financiële vastlegging in de administratie. Het verbeterprogramma is succesvol afgerond en resterende verbeterpunten zijn belegd binnen de organisatie.

HR thema’s

HRM reorganisatie
Per 1 juli 2020 is de nieuwe HRM organisatie van start gegaan. Deze bestaat nu uit de afdelingen HR-Services, HR-Advies en HR Strategie& Ontwikkeling. Hiermee is de ondersteuning richting directies verbeterd en verduidelijkt. Het eerste aanspreekpunt voor de directies zijn de Allround HR-adviseurs geworden die, indien nodig, andere collega’s van HR inschakelen. Medewerkers die vragen hebben kunnen steeds meer terecht bij de HR- servicedesk.

Academie in oprichting   
De "Groninger Academie" is niet een fysiek gebouw, maar een expertisepunt waar alle mogelijke leeractiviteiten gecoördineerd, geïnitieerd, ontwikkeld en vormgegeven worden. In 2020 zijn alle voorbereidingen getroffen om het leermanagementsysteem in het voorjaar van 2021 te starten. Op dit online platform ‘Groningen Leert’ zijn talloze klassikale opleidingen en trainingen, gratis e-learning modules, gemeentelijke evenementen en inspiratiesessies gemakkelijk vindbaar en toegankelijk. Per thema zullen we ook leerlijnen ontwikkelen zoals ‘Digivaardig in de gemeente Groningen’.

Als gevolg van de coronamaatregelen is het bedrag dat aan opleidingen is besteed per medewerker gedaald ten opzichte van het jaar ervoor. Veel trainingen zijn doorgeschoven naar 2021 of helemaal gecanceld. Andere trainingen zijn online beschikbaar gesteld, maar veel deelnemers gaven de voorkeur aan fysieke ontmoetingen bij trainingen. De vaardigheidstrainingen, de Zomeracademie en de Digitale Dinsdagen en de online workshops Werkgeluk zijn wel doorgegaan.

Diversiteit en verjonging
Het percentage vrouwen in leidinggevende functie is verder gestegen. Ondanks corona, wat het volgen en begeleiden van een stage bemoeilijkte, waren er in 2020 toch weer veel stagiairs en trainees. Het aantal nieuwe afspraakbanen dat in 2020 is gerealiseerd is iets achtergebleven ten opzichte van eerdere jaren. We liggen echter nog steeds goed op schema voor het realiseren van de uiteindelijke doelstelling van 100 plaatsingen in een periode van 10 jaar, vanaf 2014.

In november 2020 is aan de raad een brief gestuurd met een stand van zaken van diversiteit en inclusiviteit voor de gemeente. Herbij zijn ook vijf actielijnen voor diversiteit en inclusiviteit voor de komende periode aangegeven.

Duurzame inzetbaarheid 2020.
De gevolgen van de coronapandemiein de verzuimcijferszijn nog moeilijk te duiden. Over het hele jaar was het verzuimcijfer met 6,01% iets lager. De meldingsfrequentie was met 0,6% zelfs veel lager dan de beoogde 1,0. Een nadere analyse op een verband met corona is nodig, waarbij ook de cijfers van 2021 betrokken moeten worden.
Het grootste deel van het verzuim betreft langdurig verzuim langer dan 3 maanden ziek (4,44%).
Als onderdeel van de HR-reorganisatie is een nieuw werkproces/procedure bij verzuim vastgesteld, met als doel het verzuim beter te beheersen.

Terugdringen externe inhuur
Het totale bedrag aan externe inhuur voor 2020 bedroeg 33,6 miljoen euro. Dat is 14,5 % van de uitgave aan de totale loonsom en uitgave aan inhuur. De laatste jaren zagen we een steeds dalende tendens, maar dit is in 2020 doorbroken. Dit is grotendeels te verklaren door de corona-maatregelen. In april 2020 is door de concerndirectie besloten dat de uitzendkrachten doorbetaald werden, ook al sloten sommige locaties waar zij hun werkzaamheden verrichten. De directie Stadsontwikkeling trok meer uitzendkrachten aan door een gunstiger investeringsklimaat en veel nieuwe bouwprojecten. Dit laatste leidde ook bij de afdeling VTH tot een toename van de aanvragen voor vergunningen. De TOZO aanvragen moesten afgehandeld worden bij de directie Inkomensdienstverlening en leidde daar, nadat eerder zoveel mogelijk interne mensen werden ingezet, tot alsnog een toename van de inhuur. De DMO startte het programma Zorgkosten in Control op, waarbij in eerste instantie veel gebruik werd gemaakt van inhuurkrachten en waarvoor extra budget beschikbaar kwam.