De griffie ondersteunt de gemeenteraad bij diens werk in logistieke en procesinhoudelijke zin. Dat betreft de vergaderingen en alles wat daarbij hoort. Verder denkt de griffie mee over de wijze waarop de raad zou moeten en kunnen meebewegen met diverse maatschappelijke ontwikkelingen.
Wat wilden we bereiken in 2020?
- De Raad wordt (ook in 2020) op belangrijke besluitmomenten in positie gebracht met adequate informatie, geschikt voor het voeren van een politiek debat;
- De lange-termijnagenda biedt overzicht van de te bespreken agendapunten voor de komende tijd. Daarbij is ook ruimte voor actieve input vanuit de raad;
- De inwoners van de gemeente Groningen weten de raad te vinden zodat de betekenis van de raad aan bekendheid wint in de gemeente;
- Vanaf het moment dat de renovatie van het stadhuis van start gaat is er adequate vervangende vergaderruimte voor de raad beschikbaar (in de nieuw gekozen vergadervorm). Ook de raadsfracties moeten goed gehuisvest zijn.
Wat hebben we hier voor gedaan?
- Ook voor de Raad en de griffie was 2020 een bijzonder jaar. Ondanks de corona-beperkingen heeft men kunnen blijven vergaderen en is met een tijdelijke wet, digitale besluitvorming mogelijk gemaakt. Met de nieuwe griffier heeft de griffie het nodige in het werk gesteld om het politieke besluitvormingsproces voortgang te laten vinden. Fysiek in de kleine zaal van de Oosterpoort, in Topweer (Provinciehuis) of op de Radesingel, hybride of geheel digitaal. De raadsleden hebben zich steeds moeiteloos aangepast aan de omstandigheden en toonden zich flexibel en begripvol bij de diverse technische tegenslagen;
- In augustus is een start gemaakt met de nieuwe werkwijze van de raad: niet langer raadscommissies maar één onderwerp per sessie (beeldvormend en/of mening vormend). In het begin van de pandemie is begonnen met de mogelijkheid tot het iedere week stellen van mondelinge vragen. Een faciliteit die voorzag in een behoefte van de raad en die inmiddels als vast onderdeel is opgenomen binnen de politieke woensdag. De agendacommissie heeft van meet aan positie ingenomen bij het begeleiden en uitvoeren van de vergaderwijze. Diverse nieuwe voorzitters vanuit de raad hebben hun kwaliteiten kunnen inzetten bij de vele sessies. De eerste indruk is dat de raad meer grip gekregen heeft op de eigen agenda en agendering van de vele onderwerpen. In de loop van 2021 vindt er een evaluatie van de nieuwe werkwijze plaats;
- Een speerpunt van de nieuwe werkwijze, meer gelegenheid voor het betrekken van inwoners bij voorbereiding en besluitvorming heeft helaas nauwelijks uit de verf kunnen komen. Zelfs het reguliere inspreken was niet altijd mogelijk, van bewonersbijeenkomsten kon geen sprake zijn. In november en december hebben nog wel zes fysieke gesprekken met inwoners van de aardbevingsdorpen Ten Boer, Ten Post en Woltersum plaatsgevonden. Zodra de situatie het toelaat, zal de bewonersbetrokkenheid verder vorm worden gegeven. Tenslotte zijn bewoners onmisbaar bij een echte politieke woensdag;
- De eerder adequate vergaderruimte die vanwege de verbouwing was geregeld voor 2020 voldeed lang niet altijd aan de strengere voorwaarden. Daarom is er voor raadsvergaderingen ook diverse keren gebruik gemaakt van de kleine zaal van de Oosterpoort.
Conclusie
De raad heeft ook in 2020 zijn werk kunnen doen, ondanks de diverse beperkingen is de nieuwe werkwijze van start gegaan, zijn verdere verbeteringen aangebracht aan het digitale Raads informatiesysteem (RIS), is op verschillende manieren gecommuniceerd met de inwoners van de gemeente en hebben de diverse begeleidingscommissies ondersteuning ontvangen en verleend aan het politieke proces.